導入事例公益財団法人
スポーツ安全協会様

申請数が55件から192件へ急速に増加。
紙ベースの運用では限界に

導入前の課題をお聞かせください。

根本 様：助成事業の拡大に伴い、それまでの紙ベースの対応では追いつかなくなりました。2022年まではスポーツ活動のみで申請数は55件だったため、十分に対応できていました。しかし2023年度からは、3分野4事業に拡大したことで192件の申請をいただきました。

急速な事業拡大の背景には、2020年の新型コロナウイルスの感染拡大があります。スポーツ保険の加入者が激減したことにより協会運営に懸念が生じたため、保険業務のDX化と組織改編を行いました。その結果、削減できた経費を活用し、助成事業を拡大することにしたのです。

これまで申請書は全て印刷して審査員分をファイリングしており、1人当たり分厚いファイル3冊分ぐらいになっていました。審査委員は書類があるところでしか審査できなかったため、場所と時間の制約がかかっていました。事務局で審査資料を作成する際も、各申請書から該当部分を抽出・整理を手作業で行っていたため、人手も時間も足りず、負担が大きい状況だったのです。

髙橋 様：私は2023年、まさに助成事業が拡大したタイミングで入職しました。業務フローは、全ての書類を印刷してチェックし、不備があれば電話などで連絡を取り、再提出いただくという流れです。メールや電話での確認など、タイムラグが発生することもあり、かなりの労力がかかっていました。

導入のきっかけは何でしょうか？

根本 様：2023年の経験を踏まえ、髙橋が「何かシステムを入れてはどうですか」と提案してくれたのがきっかけです。

自社システムの開発には数千万円から億単位の費用がかかり、期間も1年以上必要です。しかし、当財団の助成事業は毎年変わるため、仕様が厳密に決まっているシステムを開発すると、メンテナンスや改修に追加費用がかかってしまいます。そこで、まずは既存のシステムで当財団に合うものを使ってみることにしました。

3社から話を伺った結果、Graainが一番拡張性に優れていて、当財団の制度との親和性が高く、業務フローを少し見直せば十分活用できると感じました。比較的導入・運用コストが低いのも魅力でしたね。担当者の方に、何度も丁寧に対応していただいたことが決め手となりました。

導入にあたって懸念点はありましたか？

根本 様：準備期間が短かったこともあり、私たちだけでなく、申請する団体や審査委員の方々がスムーズに使いこなせるかという不安が大きかったです。特に審査委員は、システムにアクセスして実際に審査するという新しいフローが生じるため、「とまどうのでは？」と心配でした。

約3万枚の書類をペーパーレス化！
使いやすいシステムで問い合わせもほぼゼロに

導入による効果はいかがでしたか？

根本 様：最も大きな効果は、ペーパーレス化です。2023年度は約1万9千枚の印刷をしていましたが、導入後はほぼゼロになりました。事業拡大により、本来なら2024年度は3万枚近く印刷するはずだったので、この差は非常に大きいです。業務効率化やコスト削減はもちろん、保管場所の確保や個人情報流出のリスク軽減にもつながりました。

髙橋 様：修正箇所をピンポイントで伝えられるようになり、大幅に効率が向上しました。タイムラグや言葉のニュアンスの違いによる行き違いがなくなったためです。また、システム内で全データが管理できるようになり、職員間の連携も大幅に改善しました。以前は各自で管理していて、どのファイルが最新版かわからないこともありましたが、今はほぼ解消されています。

申請者や審査員の反応についてもお聞かせください。

根本 様：申請者や審査員側での混乱がほとんどなかった点も成功だと感じています。画面がシンプルで操作しやすいため、電子申請システムに変わったにもかかわらず、申請者からの使用方法に関する問い合わせはほとんどありませんでした。

審査委員も、簡単なマニュアルの共有や軽い説明をするだけで、事前登録から審査までスムーズに進められたようです。

助成事業全体への効果があれば教えてください。

根本 様：Graainの導入で生まれた時間を有効活用し、ホームページを大幅にリニューアルしました。団体の紹介ページを充実させ、採択団体のHPやSNSのリンクを設置することで、最新の活動状況を見える化し、団体の信頼性向上にも貢献できるようになりました。

また、採択団体とのコミュニケーションを取る機会を増やし、実際に採択団体の方々との関係性が構築され活動の質を高めるための土台が整ったと感じています。

時間の余裕が生んだ新たな価値。
広報や活動支援に注力していく

これからのGraainに期待することはありますか？

髙橋 様：採択後の通知作業で、個別に助成金額を記載した採択通知を一団体ずつメッセージで送っているのですが、一斉送信できる機能があればとても助かります。

根本 様：当財団では、同じ事業に最大3年間助成しています。その3年間のデータを蓄積し、いつでも見直せる機能が欲しいですね。申請と実績報告のデータをPDFで出力し、AIで比較分析することで、団体の強みや課題を把握してアドバイスできます。採択団体自身も活用できれば、PDCAサイクルを回してより良い活動を実現できるのではないでしょうか。

また、他の財団、特にスポーツ関連の助成財団と交流できる機会を設けていただけると、とても嬉しいです。申請業務ノウハウはもちろん、事業の取り組みなど幅広く情報交換することで、事業の成長と社会貢献につながると考えています。

今後の目標をお聞かせください。

根本 様：助成事業を通して、各団体の活動をつなげる役割を果たすことです。当財団は「明るく楽しく安全なスポーツ活動」を推進しています。安全とは怪我の予防だけでなく、心の安全も含まれます。勝利至上主義ではなく、スポーツを好きになってもらい、健康寿命の延伸にも貢献したいと考えています。

そのためには、団体同士が連携して取り組むことが大切です。団体同士が集まるイベントを開催するなど、スポーツを通した社会づくりに関わる人を増やしていきたいと思っています。

私たちにとってGraainの導入は、単なる業務効率化ではなく、助成事業のあり方を見直し、採択団体との関係性を深化させる本質的な挑戦だと考えています。時間の余裕が生まれたことで、財団として本来取り組みたかった活動に、より力を注げるようになりました。これからもGraainとともに、社会のニーズに応える活動を続けていきたいと考えています。