システム構築のハードルについてお聞かせください。

山北さま： 昨年まで当財団では紙ベースでの助成金申請を行っており、応募者（大学等の研究者）より書類を郵送していただいていたのですが、「政府の押印見直し」「コロナ禍に伴うリモート業務推進」から助成金申請のデジタル化を検討していました。当財団の規模では自前でシステムを構築することは難しく、候補に挙がっていた幾つかの申請システムは初期設定や運用が複雑でした。システム導入のハードルの高さを感じ、メールでの申請を考えていた時にGraainに出会いました。

手軽に導入できたポイントを教えてください。

山北さま： Graainは「シンプルな機能」「定額サブスクリプション」「カスタマイズ不要」という、他の助成業務システムとは異なるサービスでした。更に「セキュリティ対策も確実に実行中」という事から導入の検討を開始。当財団は東京、Graainの運営会社は大阪、コロナ禍という事もあり全てリモートでのやり取りでしたが、WEB会議と電話によるサポートでスムーズにコミュニケーションが取れ、導入が決まりました。1ヶ月後には契約とシステムの設定が完了し、募集を開始する事ができました。必要なものを最短のスピードでご提供いただき、「最短7日で導入」は嘘ではない、と思いました。

Graain導入による業務改善についてお聞かせください。

山北さま： 昨年までの紙ベースでの申請では、「受領後のメール返信」「選考委員会向けの資料の作成・チェック」に多くの時間が掛かっていました。Graain導入後、受領・問合せの自動メール通知機能やWEBへの入力内容と提出されたデジタルファイルからの複製で済みますので、80%以上の業務負担の削減を実現しています。

これからのGraainに期待することはありますか？

山北さま： 現在でも、シンプルかつ必要な項目が網羅されているメニューですが、申請者や評価者（選考委員）目線で、ストレスを感じさせない更なる改善や機能実装をお願いします。また、Graainの市場への浸透と共に、様々な助成団体のノウハウが更に備わってくると思います。Graainを通じてそのノウハウが当財団の事業運営にフィードバックされていくことを望みます。助成団体の多くは小規模かつ予算が限られていると思われますので、より安価で使い勝手のよいGraainのようなサービスを待ち望んでいる方も多いのでは。是非、Graainをしっかりと育てていただき、多くの助成団体が社会貢献活動を実施する上での強力なパートナーとなっていただけることを期待しています。