システム導入に至った経緯をお聞かせください。

日下部さま： 当財団では研究助成に関する申請、選考、受領者からの報告等、すべて紙ベースで行っていました。申請数も200件を超え、申請概要の転記、複写、郵送などの業務で多くの時間とかなりの業務負担が発生していました。こうした中で、申請・選考業務が簡便で、受領者へのアフターフォローがし易く、かつ研究助成業務を効率化するためにシステム化を検討していました。

他のシステムとの違いを感じた点はありますか？

日下部さま： 自前でのシステム構築を含め幾つかの研究助成業務支援システムを検討する中で、汎用版のクラウドサービス「Graain」に出会いました。また、コスト・納期・セキュリティの観点から、他の研究助成業務支援システムと比較する中で、Graainは「月額料金のみ（初期費用不要／インタビュー当時の料金形態）」「アカウント作成ですぐに利用開始できる」「安心のセキュリティ」に加えて「充実した機能」という、他のシステムとは異なるクラウドサービスでした。

当財団の考え方に最もフィットしたGraain

日下部さま： 「Graain」は、上市したばかりということでしたので、コロナ禍の状況下、Zoom、電話、メールなど頻繁に打ち合わせ、意見交換を重ね、その中で当財団に最もフィットすると考え選択しました。その後、幾度かの打ち合わせを行いながら申請業務のシステム設定が完了し、無事に募集を開始することができました。

Graain導入による業務改善についてお聞かせください。

日下部さま： 昨年までの紙ベースでの申請では、「受領後のメール返信」「申請者リストの作成」、「選考委員向けの大量の申請書類の複写、発送」、「選考委員会向けの資料作成」などに多くの時間と労力を取られるとともに、作業ミスのリスクも孕んでいました。Graain導入後、受領後のメール返信は「システムが自動送信」、申請者リストは「CSV出力で確認」、申請書類の複写、発送は「Graain上のPDFで確認」、選考委員会向けの資料作成は「Graain上で選考情報の確認、CSVによるデータ化」により不要になりました。そのため以前と比べて大幅に業務負担の削減を実現。また、昨年と比べて申請数は1.35倍に増加しています。

これからのGraainに期待することはありますか？

日下部さま： 現在でも、シンプルかつ必要な項目が網羅されているメニューですが、申請者や選考者目線で、より使い易いシステムへと改善されることを大いに希望していますし、今後もバージョンアップを行なっていくとの事ですので、それらも踏まえた新たな機能の追加を期待しています。更に、ノウハウの蓄積とともに、多くの助成団体が社会貢献活動を実施する上での強力なパートナーとなっていただけることを期待しています。