導入事例一般財団法人
篠原欣子記念財団様

応募数400件超えのプロジェクトも。
システムによる効率化が急務だった

最初に財団の事業内容や理念をお聞かせください

小泉 様：当財団設立者の篠原欣子は、人材派遣会社のテンプスタッフ（現パーソルテンプスタッフ）の創業者です。篠原は人材派遣業を発展させていく中、いつしか社会貢献につながることをやってみたいと考えるようになりました。そうして子育て分野や介護分野で頑張る人達、具体的には保育士や介護福祉士などの資格取得を目指す学生を支援しようと当財団を設立しました。

現在は社会福祉系の奨学金、保育所や児童養護施設への助成、海外留学支援、労働研究助成など幅広く展開しています。「人々の可能性や幸せ＝Well-beingの最大化」をミッションに、経済的支援だけでなく、人々が「よりよく生きる」ための支援をしていきたいと思います。

導入前の課題をお聞かせください

小泉 様：助成プログラムが急拡大し、応募件数が膨大になる中、限られた人員で対応しなければならず負担が大きくなっていました。社会的養護施設対象の備品・設備の助成の応募件数は400件を超え、保育所等対象の備品・設備の助成も同じくらいの規模。その他の助成もありますし、社会福祉系の奨学金は、年300件以上の応募があります。システムで効率化しないと、追いつかないと感じていました。

ハーディ 様：私が担当している助成プログラムは、1回あたり数百件を超える応募数のため、対応しきれるか心配していました。これまではアンケートシステムと郵送での書類を中心にやり取りを進めていました。紙ベースの作業はかなりの手間と時間がかかります。Graainを導入する前の作業負担は、かなり大きかったですね。

太田 様：研究助成金プロジェクトの立ち上げにあたり、募集・審査・採択の三つのプロセスを少人数でどのように区分けして進めていくかが課題でした。

導入の決め手は何でしょうか？

太田 様：助成金プロジェクトをGraainの機能で全て完結できる点です。懸念していたのは、応募の段階で正しい情報を得られるか、審査のフェーズで選考委員とのやり取りができるかといった点でした。それらを営業担当の方に相談したところ、「Graainでこうすれば可能ですね」と具体的なフィードバックを事前にいただけた点がポイントです。助成金プログラムで安心して導入できました。

ハーディ 様：営業の方のレスポンスの速さです。質問にすぐ答えを返してもらえるので、コミュニケーションが取りやすく、「信頼できる」と感じました。

業務の8割をGraainで完結。
ペーパーレス化と操作性の良さが効率化に貢献

導入による効果はいかがでしたか

ハーディ 様：ペーパーレス化によって、大幅に効率化できました。設備・備品関連の申請は、見積書や商品ページのコピーなど、とにかく紙でのやり取りが多く発生していました。全ての必要書類をGraain内でまとめて管理できるのは、本当に助かっています。また、Graainへの切り替えに伴い、操作に関する問い合わせが増えるかもしれないと心配していましたが、予想よりも少なく、あらためて使いやすさを実感しました。

太田 様：業務の8割をGraainで完結できており、研究助成金プロジェクトの運営に欠かせません。研究助成金については、申請者からのGraainの使い方に関する問い合わせはゼロでした。24時間オンライン申請可能な点は、忙しい研究者にとって使い勝手が良く、機会損失を防げていると感じています。

導入により財団の活動そのものに変化はありましたか？

太田 様：横の連携が強くなりました。他のプロジェクトでもGraainを使い始めたことで、お互いの業務フローが可視化され、プロジェクトの枠を超えて「この書類は本当に必要なのか」「ここのフェーズはGraainを活用した方がいいのでは」といった相談がくるようになりました。実際に手を動かすことで、業務フローの改善などさまざまなアイデアが生まれています。

ハーディ 様：私もその点は実感しています。Graainを使いながら業務プロセスを考えることで、助成金の運営フローの見直しができました。

小泉 様：システム化によって、特定の個人のノウハウに依存していた作業が、誰でもできるようになり、マネジメントしやすいですね。効率化により精神的負担やストレスも軽減できており、職員にとってのWell-beingにもつながっています。

担当者のサポートについて率直にお聞かせください

太田 様：とにかく対応が早いです。定期的に勉強会を実施するなど、顧客視点で財団のことを思って臨機応変にサポートしてくれます。先日、メッセージ機能の不具合があり電話した時も、すぐにつながり、当日のうちに解消でき、業務への影響を最小限に抑えられました。

現場の声を聞き、時代に合った
Well-beingを追求したい

これからのGraainに期待することはありますか？

小泉 様：大量の件数を一括管理できる機能や、データベース連携がさらに進めば、より使い勝手が良くなります。助成金だけでなく奨学金にも活用できると嬉しいですね。

太田 様：データベース管理については他のシステムを使わざるを得ない部分があるので、Graain上で連携できれば、さらに効率化できると考えています。Graainはユーザーの要望をもとに、積極的に機能改善をしてくれるサービスなので、今後も期待しています。

今後の財団の目標についてお聞かせください。

小泉 様：代表理事の篠原は、日本の労働生産性の向上や賃金アップを図り、日本を元気にしたいという想いを持っています。私たちは、「人々の可能性や幸せ＝Well-beingの最大化」をミッションに、これからも時代に合った形で奨学金および助成事業を拡大していきます。

ハーディ 様：私も同じ想いです。変化し続ける時代に合わせた活動をするには、もっと現場の声を聞く必要があります。Graainによる効率化で生まれた時間を、子ども食堂や児童養護施設への訪問を増やすといった取り組みに活用したいです。

太田 様：当財団の研究助成金は、Well-beingの最大化や日本の生産性向上、労働環境改善のための研究を対象としています。Graainを活用して研究助成を継続し、将来的にそれらの研究の成果が花開くことを期待しています。