導入前の課題をお聞かせください。

佐竹さま： 昨年までは紙ベースで業務をしていました。届いた書類をもとに、研究課題・代表者の氏名・メールアドレスなどの情報をExcelに手作業で転記し、PDF化するという流れです。審査委員の先生方に、紙の書類をファイルにとじて郵送していました。専門性の高い内容を含み、入力ミスが発生しやすい業務です。細心の注意を払っても完全にミスを防ぐことは難しいため、担当者にとっては作業の手間だけではなく心理的な負担も大きく、改善したいと感じていました。書類をファイリングし、輸送する手間もかなりのものです。申請が毎年100件弱あるため、書類を保管するスペースの確保も課題です。システムを活用することで事務作業の効率化を実現し、職員が広報など、より重要な業務にリソースをさける環境をつくりたいと考え、導入を検討し始めました。

導入の決め手は何でしょうか？

佐竹さま： 初期投資ゼロでスタートできる、シンプルで使いやすい仕様であるの2点です。他社のシステムも検討しましたが、オーダーメイドで構築するため、初期費用が相応にかかり、システム構築に際し、財団の作業負担もあると感じました。その点Graainは、年間利用料金のみで必要な機能を利用できます。さらに、画面がシンプルで直感的に利用できるため、これから新しい職員が入職した際もスムーズに使いこなせると感じました。そもそも助成金関連の業務は、募集をかけていただいた申請書類をもとに、審査員の先生方に審査を依頼して選考するというシンプルなものです。システム化してもシンプルにできると考えていたので、Graainはぴったりでしたね。担当者がざっくばらんに、いろいろな話をしてくださったのも好印象です。他の財団の運用事例などの情報を共有してもらえ、運営の参考になっています。

Graainの導入にあたっての懸念点とそれをどのように解決したか教えてください。

佐竹さま： クラウドサービスということもあり、セキュリティ面が気になりました。Graainは暗号化や不正監視など必要なセキュリティ対策を徹底しているので安心して導入できました。また、運用方法についての懸念をクリアするため、導入前に外部協力者数人で実際にテスト申請を実施し、申請者目線で課題を洗い出しました。それが効果的でしたね。また、Graainの相談窓口に問い合わせの連絡をした際は、いつも快く対応してくれるので、なんでも相談できていますね。

導入後の効果はいかがでしたか？

佐竹さま： 事務作業を大幅に効率化できました。手入力をしなくても、もとのデータを反映させて資料をつくれるようになったので、かなり楽になりました。修正作業も以前は、Excelに入力し直してもう一度PDFにするという工程が必要でしたが、今はシステム上で修正が完結しています。さらに、審査員の先生からのコメントをフィードバックすることも簡単にできますね。申請者とのコミュニケーションもスムーズにできますし、このようなツールを積極的に活用していきたいと思います。加えて、申請者にとっても、プラスになったと感じています。郵送の場合、申請者は締め切り日までに無事に到着したのかがわかりません。しかし導入後は、システム上で申請完了を確認できるようになりました。

これからのGraainに期待することはありますか？

佐竹さま： 助成金の給付業務や財団運営にも利用できるよう、機能を拡大していただけると大変助かります。今は申請受付から結果報告までの対応ですが、助成金の手続き等がシステム上でできると、非常に便利だと思います。また、財団運営の管理・連絡に関する業務をGraainによってワンストップでできるようになれば、さらなる効率化につながるはずです。

今後の展望についてお聞かせください。

佐竹さま： これから未来に向かって「香辛料に関する調査研究を行い、食品産業発展と国民生活の改善向上に寄与する」という目標のためには、事業活動の推進はもちろん、香辛料の魅力、奥深さをより身近に感じていただくため、様々な媒体を使ってより多くの皆様とのコミュニケーションが重要だと考えています。事務の効率化を進めて、事業活動、広報活動に力を注ぎたいと考えています。

最後に、Graainはどのような課題を持つ財団に適していると思いますか？

佐竹さま： 紙ベースからデジタルへの切り替えに不安を感じている財団にこそ、おすすめです。画面構成や操作方法がわかりやすく、申請業務の経験者であれば、スムーズに移行できると思います。初期費用がかからず年単位の契約なので、「デジタルを試してみたい」という方でも、気軽に導入できるのも魅力です。