導入前の課題をお聞かせください。

齋藤さま： すでに助成金申請に関する業務の一部をWeb化していたものの、依然紙ベースでのやり取りが多いことから、業務の効率化が必要だと感じていました。さらに、関係資料の保管場所の問題もあります。複数の助成金事業を運営しているため、1年で大きな棚が埋まってしまう状況でした。そこで、申請業務の効率化・ペーパーレス化・個人情報漏えい防止を実現するため、新システムの導入を決めました。また、新システムの導入により、業務や組織のあり方を見直し、財団を時代に合致した機動的な運用を行うきっかけにしていきたいという思いもありました。

齋藤さま： 事業者の選定にあたりGraainを含め数社から、直接お話を聞きデモも実施いただきました。当財団の助成金は、NPO団体を対象とした活動助成がメインです。助成業務システムは主に個人の研究者や研究機関を対象とする研究助成に特化したものが多く、当財団のような活動をしている団体での導入実績はほとんどありません。そこで、どの事業者のシステムが当財団の助成事業に親和性があるか、一つひとつ自分たちの目で確認しました。

導入の決め手は何でしょうか？

齋藤さま： 担当者の熱意とパートナーシップです。こちらの疑問や要望に対し、真摯に向き合い、解決策を考えていただける姿勢がとても印象的でした。他社の場合は既存のシステムを私たちの事業向けに微調整していくといった提案がほとんどでしたが、「事業に合わせた活用の仕方を一緒に考えていきたい」という姿勢にとても共感が持てました。

林さま： レスポンスの早さも好印象でした。こちらの質問にすぐ答えを返していただけるので、コミュニケーションが取りやすく、信頼感が生まれました。

齋藤さま： パートナーシップ以外のところでは、複数の団体が同じ形式のシステムを利用するクラウドサービスならではのユニークさや導入時の工数の少なさ、そして導入コストの低さも魅力的でした。

Graainの導入にあたって懸念点はありましたか？

齋藤さま： Graainは、複数の団体・企業が同じシステムを使用する方式です。現時点ではNPO団体を対象とした助成金業務に最適化されたものではありませんが、今後、実際に業務を進めていく過程において、改善点を洗い出し、担当者と共有しながら対策を検討していくことにしました。

導入による効果はいかがでしたか？

齋藤さま： 書類の保管問題は、改善していく目途がたちました。大幅にペーパーレス化が可能となり、保管場所も小さな棚1つになりそうです。これにより、紙の書類を大量に管理することによる、個人情報漏えいのリスクも軽減できたと感じています。二酸化炭素の排出削減にもつながり、SDGs的な観点からもよい改善ができましたね。

尾根さま： 具体的な業務効率化の結果は、まだまだこれからだと思います。今年導入したばかりで、申請受付が終わり、これから審査に入る段階です。懸念しておりました、申請者からの使用方法に関する問い合わせの増加が無かったことから、良いスタートが切れたと感じています。今後は申請者・審査員のフィードバックなどをもとに、担当者と課題の洗い出しを実施。より私たちの業務にマッチするよう運用方法を提案・サポートいただくことで、数年後には大幅な業務効率化を実現できると期待しています。ユーザーの声に丁寧に耳を傾けてくださる会社なので、フィードバックや改善要望を積極的に伝え、今後もGraainがより利便性のあるものになるように協力させていただきたいと思います。

齋藤さま： 今はまだシステムの土台構築の段階ですが、今後2年〜3年かけて担当者と一緒に、より利便性の高い業務の進め方を模索していくことで、業務の効率化から効果的な助成という、理想的な財団運営につながると期待しています。

これからのGraainに期待することはありますか？

齋藤さま： データを活用できる機能・仕組みの実装です。Graainによって、過去から現在までの見える化が実現できれば、財団の活動そのものが大きく変化するはずです。例えば、申請者（NPOなど）のその後の動向などが把握できれば、社会のニーズとあわせて、きめ細かく分析することで助成金プログラムを見直すこともできればと考えています。社会のニーズに合った新たな助成金を創設するなど、より有意義な活動ができるのではないでしょうか。

林さま： 近年は子ども食堂や居場所づくり、ヤングケアラーなど、子どもや若者の福祉に焦点があたるようになってきました。しかし、国や自治体などの支援が届かない社会的弱者が多く存在しています。こういった社会課題に、財団として違った形・役割からアプローチできればと考えています。

今後の財団の目標についてお聞かせください。

齋藤さま： 財団活動を支える重要な柱の一つがシステムです。土台が変われば、組織のあり方も変わります。当財団にとってGraainの導入は、業務効率化だけではなく、財団の方向性をあらためて考える、より本質的な挑戦だと位置づけています。財団活動が本来の目的である社会貢献に真っすぐに突き進んでいくために、パートナーであるGraainの皆様と一緒に取り組んでいただけることを期待しています。また、NPO団体を対象とした活動を支援している財団の多くにシステム化ニーズも存在しています。私たちのGraain導入から業務効率化などの流れができ、多くの財団の活動がより充実していけば、さらに付加価値の高いシステム展開につながっていくと考えています。